Page 92 - Mantena Årsrapport 2021

PUNKT 9 STYRETS ARBEID
I henhold til aksjeloven er det for aksjeselskaper en klar rolledeling mellom eier, styret og daglig leder.
Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av
selskapet. Dette betyr blant annet at styret fastlegger konsernets overordnede målsettinger og strategi, og at styret skal sørge for
at selskapets virksomhet til enhver tid er forsvarlig organisert
ved å fastlegge hovedprinsippene for denne organiseringen og derunder sørge for at administrasjonen har tilstrekkelige midler og tilstrekkelig kvalifisert personale til å sikre en forsvarlig forvaltning. Saker av vesentlig strategisk eller finansiell betydning skal behandles av styret. Styret skal sørge for at konsernet til enhver tid har en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av selskapet i konsernet.
Styret tilsetter og sier opp/avskjediger administrerende direktør/ CEO og fastsetter hans/hennes godtgjørelse.
Vedtatt styreinstruks gir nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling innenfor rammene av aksjeloven og selskapets vedtekter. Styreinstruksen har blant annet bestemmelser som regulerer styrets arbeid og saksbehandlingsregler.
Styret har fastsatt en egen instruks for administrerende direktør/ CEOs oppgaver og plikter overfor styret.
Det påligger den av generalforsamlingens valgte styreleder å sørge for at alle aktuelle saker som hører inn under styret, blir behandlet til hensiktsmessig tid. Et styremedlem eller administrerende direktør/CEO kan kreve at styret behandler bestemte saker.
Styreleder i samråd med administrerende direktør/CEO forbereder de saker som skal forelegges for styret.
Det skal avholdes minimum 6 styremøter hvert år. Det er i 2021 avholdt 19 styremøter.
Styret foretar en habilitetsvurdering i starten av hvert styremøte.
Et styremedlem skal i henhold til styreinstruksen ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har betydning for egen del eller for noen nærstående av medlemmet som må anses å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Styret har særlig fokus på oppfølging av mulige interessekonflikter.
Styret foretar årlig en evaluering av sitt arbeid og sin kompetanse.
Det har i 2021 vært nedsatt et styreutvalg for ansettelse av ny administrerende direktør/CEO og et styreutvalg for økonomi.
Avvik fra anbefalingen: Ingen
PUNKT 10 RISIKOSTYRING OG INTERNKONTROLL
Risikostyring og gode kontrollsystemer er en integrert del av Mantenas virksomhet. Selskapets interne kontrollrutiner skal
gjøre det mulig å identifisere og håndtere risiko, sikre effektiv
og målrettet styring av virksomhet, samt sikre god kvalitet på konsernets eksterne og interne finansielle rapportering. Forbedring av de interne kontrollrutinene er en kontinuerlig prosess.
Selskapet har felles rutiner og prosesser som er dokumentert i Mantena sitt styringssystem. For hver prosess er det identifisert en prosessansvarlig, som har ansvar for dokumentasjon av prosessene, løpende forbedringsarbeid og forankring.
Det er styrets ansvar å påse at selskapet har tilfredsstillende kontrollrutiner og -systemer for risikostyring i forhold til omfang og art av den virksomhet foretaket driver. I den forbindelse får styret årlig en gjennomgang av selskapets viktigste risikoområder og de interne kontrollrutiner.
Mantena er sertifisert i henhold til NS-EN ISO 14001:2015 Ledelsessystem for miljø. All virksomhet i Mantena skal gjennomføres med tanke på å beskytte miljøet og ved å forebygge eller dempe uheldig miljøpåvirkning. I tillegg er Mantena sertifisert i henhold til NS-EN ISO 9001:2015 Ledelsessystem for kvalitet,
og tilfredsstiller internasjonale krav til god kvalitetsledelse. Virksomhetens ledelsessystem for kvalitet og miljøstyring er prosessorientert og legger vekt på løpende forbedringer og kundetilfredshet. Det er tilpasset alle virksomhetsprosesser som påvirker kvalitet- og miljøledelse. Mantenas ISO-sertifiseringer inkluderer alle forretningsområder og gjelder for hele selskapet.
Risikostyring i Mantena
Mantena sin risikostyring skal bidra til å optimalisere selskapets verdiskaping og vekst. Det er et mål at risikovurderinger skal fange opp et helhetlig bilde av risiko knyttet både til endringer i eksterne rammer, og til intern drift og utvikling av selskapet.
Finansiell rapportering
Mantena har besluttet felles ensartede regnskapsprinsipper uavhengig av forretningsområde. Det rapporteres etter NRS (Norsk Regnskapsstandard). Videre forholder Mantena seg til vedtatt skattepolicy som er publisert på Mantenas internettsider.
Mantenas finansielle rapportering er organisert med arbeidsdeling mellom sentral økonomi, egne økonomifunksjoner
i forretningsområdene og regnskap. Sentral økonomi beslutter
og følger opp felles regnskapsprinsipper, mottar rapportering og foretar konsolidering. Forretningsområdene utarbeider månedlige skriftlige rapporter med kommentarer.
Det utarbeides månedlige konsoliderte regnskaper med resultat, årsprognose, balanse og kontantstrømanalyse for konsernet til konsernledelsen og styret.
92 Årsrapport 2021
Avvik fra anbefalingen: Ingen